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Musikerbüro.ch

Anleitung

In der Bedienungsanleitung schreibe ich einfachheitshalber in der Du-Form und mit der männlichen Form sind natürlich alle gemeint. Die Anleitung ist auf einer einzigen langen Seite untergebracht. Die Kapitelanwahl sind sogenannte Sprungmenues. Mit einem Klick auf den Titel kommt man wieder an den Anfang. Bitte kontaktiere mich, wenn du etwas überhaupt nicht begreifst. Oder sonst einen Rechtschreibefehler entdeckst oder ...?

Erste Schritte - ohne Details - Crashkurs für Eilige

Logge dich ein. Auf der Startseite bzw. Adressseite solltest du schon deine Einträge sehen.

Auf neuer Eintrag klicken

neuer eintrag

Unter "Voreinstellungen" "Meine Unterrichtsorte" anklicken

Unterrichtsorte eintragen

Das ist ein Ausschnitts des Formulars. In allen Eingabeformularen ist das gleiche Grundprinzip: Die ausgefüllten Felder werden entweder neu gespeichert (insert) oder verändert (update). Für einen Neueintrag muss deshalb immer gesagt werden, dass jetzt ein Neueintrag kommt. Der Rest steht auf dieser Seite.

Unterrichtsorte Formularausschnitt

Für einen Neueintrag deshalb immer zuerst hier klicken:

für einen Neueintrag zuerst hier klicken

Unter "Voreinstellungen" "Semester Beginn/Ende" anklicken

Semesterstarts eintragen

Alles im Detail

Login

Die Email-Adresse ist selbsterklärend. Das Passwort kann aus Sicherheitsgründen nicht selber gewählt werden. Es hat 8 Stellen und kann neben Zahlen auch Sonderzeichen enthalten. Bei der Annahme, dass ein normal schnelles System ca. 300.000 Kombinationen pro Sekunde testet, dauert es bei einem Passwort mit möglichen 95 Zeichen 700 Jahre, bis es geknackt ist. Nach drei falschen Eingaben gibt es hier zudem eine Weiterleitung auf eine andere Site... Weitere Infos über die Sicherheit >>>

Loginmaske

"Passwort vergessen?" Email-Adresse eintragen und Passwort leer lassen. Das Passwort wird dir per email sofort zugeschickt.

"Bis Ende Monat eingeloggt bleiben?" Hier geht es um Bequemlichkeit oder Sicherheit. Sicherheit gibt es nie 100%. Solange auch ein Einbrecher an deinen PC gelangen kann... Falls dein PC beim Aufstarten ein Passwort verlangt, empfehle ich diese Option zu benutzen. Von der Technik müssen Cookies zugelassen sein. Cookies sind Dateien, die höchstens 4KB gross sind. Das reicht zwar für die Speicherung ungefähr einer A4-Seite, aber niemals für ein (schadhaftes) Computerprogramm.


Adressen

Deine Adresse sollte hier schon sichtbar sein. Um die Schüler zu erfassen auf "neuer Eintrag" klicken. Fortsetzung unter: Edit

top von der Tabelle Adressen

Hier kann ausgewählt werden, wieviele Adressen auf dem eigenen Bildschrim auf einmal angezeigt werden. Auswahl treffen und ev. auf "go" klicken, falls dein Browser Javascript nicht zulässt. Diese Einstellung hat keinerlei weitere Auswirkungen, ausser...

wieviele Adressen - Auswahlbox

... hier. Je nach Anzahl der Anzeige, gibt es hier mehr oder weniger zu "blättern". So nenne ich die Linkmöglichkeit, um auf die einzelnen Datensatzgruppen zugreifen zu können. Hinweis: die gerade angewählten Datensätze sind nicht anklickbar.

blaettern leiste

Mit dem Druckersymbol wird eine Adressliste als pdf erzeugt. Ausgedruckt werden alle Datensätze, die in der Spalte "send" auf Ja gewählt sind. Die Liste enthält auch zu Beginn ein leeres Feld, um irgendwelche Dinge abzuhaken.

Druckersymbol

Ein Klick auf ID, Name oder Vorname sortiert die Adressen alphabetisch auf- oder abwärts. Der Admin(a) bleibt immer zuoberst, dann folgen die "neuen Schüler(n)" bis am Schluss die "Ex-Schüler(-)" kommen. Siehe Spalte "aktiv". Beim Löschen gibt es eine Sicherheitsabfrage, nicht dass versehentlich etwas gelöscht wird. Unter bestimmten Umständen kann gar nicht gelöscht werden. Mit "ändern" kommt man auf die EDIT-Seite. Im Gegensatz zu "neuer Eintrag" werden die Daten dieser Zeile im Edit-Formular angezeigt. Unter aktiv kann stehen: + für aktiven Schüler, n für neuen Schüler, - für Ex-Schüler, p für Privatschüler und a für admin. Die Sortierung geht in dieser Reihenfolge: a  n  +  p  -  .

Tabellenkopf

Wer schnell einen Datensatz haben muss, braucht das Suchfeld. Die Suche funktioniert so: irgendwas - eingegebene Buchstabenfolge - irgendwas. Zwei Suchwörter sind nicht möglich und die Suche geht in den Vornamen und Nachnamen los. Beispiele: Die Eingabe von "eli" ergibt folgendes: Celine, Delia, Elias, Jacqueline, Eliane etc. Die Eingabe von "ron" ergibt folgendes: Aaron, Ronja, Sprong etc. Praktisch ist dies auch, wenn man nicht mehr weiss, schreibt sich der Schüler Meyer oder Meier? Eingabe "Me" und er wird gefunden. Meistens genügen bloss drei Buchstaben für die Suche.
Bei aktiviertem JavaScript öffnet sich eine Box nach dem Eintippen eines Buchstabes und liefert eine Auswahl aller Schüler, die im Vornamen mit diesem Buchstaben beginnen.

Wer wieder alle Adressen haben möchte, gibt bei der Suche nichts ein.

Suchfeld Inputauswahl

Die nächsten drei Bilder hängen zusammen. Es besteht die Möglichkeit, an alle ausgewählte Schüler gleichzeitig eine email zu schicken. Klick auf "send" stellt entweder alle auf "JA" oder auf "Nein". Ich stelle immer zuerst alle auf "Nein". Mit beispielsweise Hilfe der Suche finde ich die Schüler vom Montag und stelle die auf "JA". Das Ändern von "Nein" auf "Ja" geschieht mittlerweile mit der AJAX-Technik. Das geht viel schneller, weil die Seite nicht neu geladen werden muss. Tipp: Wähle dich auch an beim email-Versand (Kontrolle). Falls ein Schüler keine email-Adresse hat, gib deine Eigene ein. Dann weisst du automatisch, wer deine Mitteilung nicht erhalten hat.
Diese Auswahl bestimmt auch, wer beim Ausdruck (Druckersymbol oben rechts) mit dabei ist.

send auswahl

Mit Klick auf "email-Versand an send = JA" komme ich zum Email-Versand-Formular.

zum email-versand-formular

Beim Absender holt es deine email-Adresse. Betreff ausfüllen. Bleibt die nächste Zeile angehakt, spricht das email jeden Schüler so an, wie sein Vorname und Name in der Datenbank ist. Mitteilungstext in das grosse Feld schreiben. Bei Klick auf "email(s) verschicken" werden die emails an alle verschickt, bei denen "send" auf JA steht. Dies kann eine Weile dauern. Unbedingt die Bestätigunsmeldung abwarten. Ich habe auf einmal 50 emails verschickt. Das ging. Ich empfehle aber höchstens 16 - 24 auf einmal. Wenn nach einer Minute immer noch nichts passiert ist, dann hängt der Server. Kein Reload machen, sondern neu auf die Seite gehen. Ev. Browser zu und nochmals neu starten. Die Auswahl bleibt erhalten. Obwohl auf der EDIT-Seite die Eingabe von bis zu drei email-Adressen besteht, wird nur die erste email-Adresse verwendet. Aus Sicherheitsgründen gibt es keine Anhangmöglichkeit.

email-versand-formular

Edit

Kopfzeile

Die EDIT-Seite ist die Zentrale. Hier werden Daten erfasst, gepeichert oder verändert. Hier sind auch viele Startlinks für Supplements oder für die Absenzenliste und Feriendateneingabe. In der Kopfzeile steht hier: ID:6. Damit ist der 6. Datensatz gemeint. Semester: Frühling 2010 zeigt das ausgewählte Semester an. Diese Angabe ist dynamisch. Ohne Vorwahl ist es das aktuelle Semester. Mit den Zeichen <<<  >>> kann in den verschiedenen Datensätzen, sprich den einzelnen Schülern "geblättert" werden. So muss man nicht immer auf die Adress-Seite, Schüler auswählen und über "ändern" wieder zurück. Ex-Schüler und Privatschüler sind hier ausgeschlossen, neue Schüler sind drin. Ich brauche es als letzten Check, bevor ich mit den Absenzen weiterfahre.

Semesterwahl: Hier kann das letzte-, das jetzige- oder das nächste Semester vom jeweiligen Schüler ausgewählt werden. Das ausgewählte Semester ist weiss unterlegt.

Semesterwahl

Namenseingabe: Die ersten beiden Felder sind Pflichtfelder. Sie müssen ausgefüllt werden. Bei allen anderen Feldern ist keine Zwängerei. Fehlerhafte oder unvollständige Angaben liegen in deiner Freiheit oder Verantwortung. Sie können ja problemlos auch später hinzugefügt werden. Fehlen allerdings Daten, kannst du nicht erwarten, dass alle Zusatzprogramme einwandfrei funktionieren.
Allgemein kann man auch für Formulare sagen, dass auch ein Klick auf das "Label" das Eingabefeld auswählt. Also z.B. den Klick auf "Vorname". Mit der Tabulator-Taste (→| ) kommt man bequem ins nächste Feld.

Namenseingabe

Beim Geburtstag oder anderen Datumsangaben, öffnet sich beim ersten Klick in das Datumsfeld das hier sichtbare Fenster. Oben links oder rechts können mit den Dreiecken im runden Kreis die Monate verändert werden. Das Datum kann aber auch manuell eingetippt werden. Ich wähle meist Tag und Monat mit dem Kalender aus, das Jahr verändere ich manuell. Mit der Tabulator-Taste komme ich ins nächste Eingabefeld.

Geburtstag

Die Schulstufe funktioniert nur, wenn auch das Geburtsdatum eingegeben wurde. Daraus und mit dem Versatz wird die Stufe berechnet. Das ist eine kompliziertere Rechnung. Einerseits ist der 1. Mai Stichdatum, wann ein Kind eingeschult wird. Der Starttag des Herbstsemesters bestimmt den Wechsel in die höhere Klasse. Alternativ kann zum Beispiel in den Sommerferien auf "Semester >>>" Anwahl nächstes Semestergeklickt werden und die nächste Klasse wird angezeigt. Kontrolle: stimmt auch die Schulstufe?

Schulstufe

Das ist die gleiche Angabe wie auf der Adress-Seite unter "send" "JA" oder "Nein"

emailversand

Nach dem Abspeichern der Adressen, erscheint rechts des Eingabefeldes die gleiche E-Mail-Adresse in blau. Wird sie angeklickt, öffnet sich das auf dem Computer installierte Email-Programm. Die E-Mail-Adressen auf der Adress-Seite lassen sich genauso anklicken. Tipp: kennst du die email-Adresse des Schülers (noch) nicht, trage die Eigene ein. Falls du an alle Schüler eine email schickst, wirst du so automatisch erinnert, dass du diesen Schüler noch andersweitig kontaktieren musst.

emaileingabe

Der Unterrichtszeitpunkt kann frei eingegeben werden. Als Trennzeichen zwischen Stunden und Minuten werden der Punkt(.), das Komma(,), der Doppelpunkt(:) und selbst ein Leerschlag ( ) akzeptiert. Die Genauigkeit geht aber nur auf fünf Minuten genau. 15.28 wird auf 15.30 aufgerundet. 15.27 auf 15.25 abgerundet.

Unterrichtszeitpunkt

Dieses Auswahlmenü ist dynamisch. Es erscheint hier erst etwas, nachdem unter Voreinstellungen "Meine Unterrichtsorte" etwas eingegeben wurde. Nach der Unterrichtsorte-Eingabe braucht die Edit-Seite einen Reload. Alternativ kann man auch von der Adress-Seite wieder auf die Edit-Seite kommen. Dann sollten die eingegebenen Unterrichtsorte auswählbar werden.

Unterrichtsort

Die "Notizen" sind für sich selber gedacht. Vielleicht nicht gerade die intimsten Tagebuchnotizen darin aufschreiben. Trotz grosser Sicherheit, die Daten werden unverschlüsselt übertragen und es gibt genug kriminelle Energie im Internet.

Notizen

Gewählt werden kann zwischen "Schüler", "Exschüler", "Neuer Schüler", "privat", "admin" und "Kein Eintrag".
"Neuer Schüler" empfehle ich zu wählen, wenn der neue Schüler noch während des jetzigen Semesters für das nächste Semester eingetragen wird. Ist er für das jetzige Semester gespeichert, gleich für das nächste Semester als "(Semester(dynamisch)) demnächst" anwählen und als aktiv = "Schüler" eintragen. Klingt etwas kompliziert, da ich mit zwei Datentabellen arbeite, eine mit allen Änderungen und eine mit den fixen Daten, aber so ist man frei, jederzeit einen neuen Schüler einzutragen.
"Private" Schüler werden im pdf nicht angezeigt.
Als admin kann man sich selber eintragen. Beim email-Versand kann man sich so selber als Kontrolle auswählen. Als admin ist man in der Adressliste immer zuoberst und kann so mal schnell in die EDIT-Seite gehen ohne versehentlich bei Schülern etwas zu ändern.

aktiv
Speicherung für welches Semester?

"Speicherung für": Hier erfolgt die Speicherung für das ausgewählte Semester. Ist die Farbe des Semesters grün, gab es schon einen Eintrag. Ist die Farbe schwarz, gibt es noch keinen Eintrag für das angegebenen Semester. Folgende Daten werden in die einzelnen Semester gespeichert: Adress-ID, Semester-ID, Klasse, Unterrichtsdauer, Unterrichtstag, Unterrichtszeitpunkt, Unterrichtsort und aktiv. Mit dem Blättern Semesterwahl (oben rechts im ersten Kasten, siehe Bild) kann man diese Eingaben überprüfen. Ändert beispielsweise die Unterrichtszeit im nächsten Semester, sollte man das nach der Anwahl "Semester >>>" sehen, sofern der entsprechende Eintrag für dieses Semester schon besteht (grün).

Wird das neue Semester erstmals angewählt, wird von allen Schülern ausser aktiv = exschuler (-) ein Eintrag ins neue Semester gemacht. Falls sich die Daten eines Schülers für das neue Semester nicht ändern, gibt es auch keine Arbeit.

Ein Link zur Adressliste bzw. Startseite

zur Adressliste

"Weitere Schüler erfassen" muss angeklickt werden für einen Neueintrag(Insert). Ohne Klick wird der bisherige Eintrag nur überschrieben bzw. geändert(Update). Alternativ kann in der Adressliste auf "neuer Eintrag" geklickt werden.

weitere Schüler erfassen

Mit den Semesterlinks "<<<Semester  Jetzt  Semester>>>" kann für diesen Teilnehmer im vorhergehenden-, im jetzigen- und im nächsten Semester geblättert werden. Mit "Unterrichts-Minuten/Woche" rechnet es von allen Schülern die totale Minutenzahl zusammen. Ein Blick in die Lohnabrechnung und man weiss, wie man finanziell steht.

Unterrichtsminuten

Die "Adresse" ist für den Schnellüberblick gedacht oder zum kopieren in ein Schreibprogramm.

Adresse

Wie lange kommt der Schüler schon in den Unterricht? Mit dem Link "Statistik Durchschnitts-Besuch-Musikstunden" hat man die Möglichkeit, eine Übersicht von allen Schülern zu haben, wie lange sie kommen oder kamen. Voraussetzung: Die Felder "erste Musikstunde" bei aktuellen Schülern und zusätzlich "letzte Musikstunde" bei Ex-Schülern wurden eingetragen.

Statistik zu erste Musikstunde

Absenzen eintragen: Hier geht das grosse Tool dieses Programms weiter. Da es aber einige neue Einträge kreiert, ist es besser, vorher alle Eingabedaten korrigiert zu haben. Eine Korrektur ist später immer noch möglich, aber aufwendiger. Vor dem Absenzen eintragen kommt Ferien eintragen. Mit den Zeichen <<< ist das vergangene - und mit >>> das nächste Semester gemeint.

Absenzen eintragen

Voreinstellungen: Wenn hier dein Name nicht steht, hat etwas mit dem Login nicht geklappt. Hier findest du diese Bedienungsanleitung, das Formular, um die Unterrichtsorte einzutragen und deine Adresse, die du bei der Anmeldung angegeben hast und das Formular, um die Starttage der Semester einzugeben. Klickst du auf "Ausloggen", musst du beim nächsten Mal wieder Email-Adresse und Passwort eingeben..

Voreinstellungen

Supplements

Diese kleinen Programme wären für die Absenzenformulare nicht unbedingt nötig, können das Leben aber doch etwas erleichtern.
Neben dem Auswahlmenue "Lektionslänge" steht der Link "Übersicht". Er führt zu den...

Uebersicht

...Unterrichtsminuten. Zur Zeit sind bis zu 9 Unterrichtsorte in der Anzeige möglich. Es zeigt grafisch und in Zahlen die Schüleranzahl und die totale Unterrichtsminuten eines Unterrichtortes an. Den "Wunsch" kann man im Formular "Meine Unterrichtsorte" eintragen. Zwei Semester werden auf einmal angezeigt. So ist der Vergleich zwischen steigenden- oder fallenden Schülerzahlen möglich.

Unterrichtsminuten

Neben dem Auswahlmenue "Unterrichtstag" steht der Link "Stundenplan". Er führt nach html zur...

Stundenplan

...Grafikanzeige des Stundenplans. Leider zeigen nicht alle Browser diese Version sauber an, deshalb gibt es auch noch die pdf-Variante. Die Auswahl <<< jetzt >>> beziehen sich auf die Semesterauswahl.
Er gibt auch eine Schnellübersicht, ob alle Daten korrekt eingetragen sind. Ich habe den neuen Stundenplan nur noch mit diesem Tool gemacht. In der "Suche" Schüler gesucht, über "ändern" zur Edit-Seite, "Semester >>>" angewählt, neuer "Unterrichtszeitpunkt", ev. auch "Unterrichtstag" gewählt, "Eingabe speichern". Vorher ging das in der Kurzfassung mit Schere und die Schüler auf einem grossen Stundenplan herumgeschoben. (Wehe, ein Luftzug kam...)

Wer die privaten Schüler auch im Stundenplan haben möchte, kann folgendermassen die URL verändern:

Stundenplan Grafikanzeige
  • vorher:
  • http://musikerbüro.ch/login/tn_edit/Stundenplan_pdf/stundenplan_pdf.php?semester_id=4
  • nachher:
  • http://musikerbüro.ch/login/tn_edit/Stundenplan_pdf/stundenplan_pdf.php?semester_id=4&p=privat

Also die URL um "&p=privat" erweitern.

Neben dem Auswahlmenue "Unterrichtsort" steht der Link "Lehrerordner". Er führt zu...

Lehrerordner

... einem pdf, das einige Daten des Schülers enthält. Im Bild abgeschnitten sind Name und Telefonnummer, die Natelnummer würde auch angezeigt.
Das ist meine Arbeitsweise. Dieses Blatt drucke ich aus und ordne es in meinem Lehrerordner ein. Darin schreibe ich im Groben die Aufgaben auf und habe so meine Abkürzungen. Vor dem Unterrichten am morgen lese ich das durch und erinnere mich so wieder an die wichtigsten Dinge der letzten Lektion.

Bild vom Lehrerordnerpdf

Feriendaten

Feriendaten erfassen. Diese Arbeit muss nur einmal pro Semester gemacht werden. Sind sie erfasst, kann direkt über "Absenzen eintragen >>> weiter" weitergegangen werden.

Hier wurden alle Daten vom Semester einmal generiert.
Ziel ist es, diejenigen Daten zeilenweise zu löschen, die wegen Ferien oder Feiertagen unterrichtsfrei sind.
Die Daten können jeweils leider nur pro Wochentag oder anders gesagt, zeilenweise gespeichert werden.
Das zu entfernende Datum mit Taste Backspace ← löschen oder Zahl 0 eintippen. Anschliessend auf "Änderungen speichern" klicken
Mit dem Ferienplan in Sichtnähe geht es am Schnellsten. Die Spalten werden je nach Eingabe automatisch schmaler.
Tipp: Unterrichtest du an einem Tag an verschiedenen Orten, dann wähle den Ferientermin mit den meisten Schülern. So müssen später weniger Daten von Hand verändert werden.

! Herbstsemester beginnt mit Januar (war einfacher zu programmieren :-) )

"Nochmals von Vorne für dieses Semester?" Dieser Link löscht alle Daten. Kann man brauchen, wenn z.B. ein Datum zu viel weggeklickt wurde. Löscht aber auch alle schon eingetragene Absenzdaten.

Feriendaten erfassen

Absenzen

Auf die Shift-Taste, bzw. Grossbuchstaben, kann hier verzichtet werden. Das Programm schreibt beim Speichern alles in GROSSE BUCHSTABEN um.
Pro Schüler hat es zwar zwei Zeilen, Datum und Absenzenkürzel, sie können aber beide gleichzeitig verändert und miteinander abgespeichert werden.
Ich habe Sprungmenues eingebaut. So ist auch bei vielen Schülern der zuletzt gespeicherte wieder zuoberst.

absenzen eintragen

Beim Speichern speichern heisst es "Änderungen speichern". Auch wenn ein Schüler nie fehlt und es so gar keine Änderungen gibt, so sind die Datümer schon gespeichert worden. Übernommen vom Formular, bei dem du die Feriendaten weggeklickt hast.
[X] Dieser Link löscht diesen Schüler von diesem Semester und nur in den Absenzeinträgen. Seine Daten in Edit-Formular werden damit nicht berührt. Aber falls er falsch hineingekommen ist, z.B. eingegeben als neuer Schüler für schon dieses Semester (und nicht nächstes), kann er so entfernt werden.

Speichern

"Von dieser Seite pdf erstellen". Das ist der coolste Link an diesem Programm. Ich freue mich immer wieder, wenn ich ihn klicken darf und ich denke an die vielen Stunden zurück, als ich alles noch von Hand und mit einem riesen Angurk geschrieben habe. Er erstellt aus allen eingegebenen Daten das erforderliche Blatt für die Schulleitung. Ausdrucken, abspeichern und als email-Anhang an die Schulleitung schicken. Fertig. Ferien geniessen! (...und vielleicht an alle denken, die sich immer noch mit dem Excel abmühen oder von Hand schreiben.)

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